Tarihi Geçmiş Ürün Tespit Edildiğinde İmha Tutanağı Nasıl Tutulur?
Gıda güvenliği ve tüketici sağlığının korunması adına perakende noktalarında son kullanma tarihi (SKT) geçmiş ürünlerin raflardan arındırılması yasal bir zorunluluktur. Bu yüzden mağazada tarihi geçmiş ürün tespit edildiğinde imha tutanağı tutulmalıdır. Mağaza denetimleri veya stok sayımları sırasında saptanan miadı dolmuş ürünler için düzenlenen imha tutanağı, bu ürünlerin satıştan çekildiğini ve usulüne uygun şekilde bertaraf edileceğini resmîleştirir. Bu belge, sadece halk sağlığını korumakla kalmaz, aynı zamanda işletmenin stok kayıtlarının güncellenmesi ve vergi mevzuatı açısından fire/zayi işlemlerinin belgelenmesi için de gereklidir. Yazılı bir imha kaydı tutulmadan çöpe atılan ürünler, muhasebe kayıtlarında açık verilmesine ve denetimlerde ağır para cezalarına neden olabilir.
Mağazada Tarihi Geçmiş Ürün İmha Tutanağı Nasıl Tutulur?
Denetimlerde ortaya çıkan tarihi geçmiş ürünler, işletmenin itibarını doğrudan etkiler. Bu nedenle, imha süreci şeffaf ve her adımı kayıtlı bir şekilde yönetilmelidir. Ürün imha tutanağında dikkat edilmesi gereken önemli hususlardan bazıları şunlardır;
Ürün Listesi ve Teknik Detayların Belirlenmesi
İmha tutanağında, imha edilecek her bir ürünün adı, barkod numarası, miktarı ve son kullanma tarihi tek tek listelenmelidir. “Süt ürünleri imha edildi” gibi yüzeysel tanımlamalar yerine; “X marka 1 litrelik tam yağlı süt, 5 adet, SKT: 20.12.2025” şeklinde net bir döküm verilmelidir. Bu detaylar, hangi tedarikçiden gelen ürünlerin daha hızlı bozulduğunu veya stok yönetiminde hangi noktada hata yapıldığını analiz etmek için de veri sağlar.
Tutanakta ürünlerin fiziksel durumu (ambalaj bozukluğu, koku, küflenme vb.) not düşülmelidir. İmha işleminin gerçekleştirildiği yer, saat ve yöntem (parçalama, sıvı boşaltma veya atık yönetimi firmasına teslimat) açıkça yazılmalıdır. Belgenin altında mağaza sorumlusu, ilgili bölüm personeli ve varsa güvenlik görevlisinin imzası bulunmalıdır. Çok yüksek montanlı imhalarda, işlemin video kaydı veya fotoğraflarla desteklenmesi, kurum içi suistimalleri önlemek adına kritik bir güvenlik önlemidir.
Muhasebe Entegrasyonu ve Vergi Boyutu
Tarihi geçmiş ürünlerin imhası, işletme için bir maliyet kalemidir. Vergi Usul Kanunu uyarınca, bu tür zayiatların gider olarak gösterilebilmesi için imha tutanağının muhasebe departmanına iletilmesi gerekir. Bazı durumlarda imha işleminin vergi dairesinden bir memur veya takdir komisyonu huzurunda yapılması gerekebilir. İmzalı tutanak, bu ürünlerin satılmadığını, işletme dışına çıkarılmadığını ve gerçekten ekonomik ömrünü tamamladığını kanıtlayan hukuki bir dayanaktır.
Eğer ürünler bir geri dönüşüm veya atık firmasına teslim ediliyorsa, bu firmadan alınan “teslim tesellüm belgesi” de imha tutanağına eklenmelidir. Bu süreç, çevre mevzuatına uygun hareket edildiğinin de bir kanıtıdır.
Stok Yönetimi ve Önleyici Faaliyetler
Düzenli tutulan imha kayıtları, mağazanın sipariş verme alışkanlıklarını iyileştirmesine yardımcı olur. Sürekli imhaya giden ürün grupları tespit edilerek stok giriş miktarları optimize edilir. Hazırlanan tüm belgeler, işletmenin kalite yönetim sistemi klasörlerinde saklanmalıdır.
Profesyonel bir mağaza yönetimi, hatayı kabul edip belgelendirmekten geçer. Atılan her imza, tüketicinin sağlığına verilen önemin ve kurumsal dürüstlüğün bir tescilidir. Titizlikle hazırlanan bu kayıtlar, belirsizlikleri ortadan kaldırarak hem yasal süreçleri kolaylaştırır hem de işletmenin operasyonel verimliliğini artırır.
Aşağıdaki yazılarımıza da göz atabilirsiniz;
Tutanak tutarken yaygın yapılan hatalar ve çözümleri
Tutanak nedir ve hukuki geçerliliği nasıl sağlanır?
Sınıf düzenini bozan öğrenciler için tutanak
Üniversitede tutanak yersek ne olur?
Ortaokulda tutanak yersek ne olur?
Lisede tutanak yersek ne olur?
Alacak verecek için borç tutanağı
