Veli Toplantı Tutanak Örneği (Word – PDF – Doldurulmuş)

Veli toplantıları; öğrencilerin akademik durumu, davranışları, devamsızlıkları, sınıf içi tutumları ve okul–aile iş birliğini ilgilendiren pek çok başlığı kapsar. Bu görüşmelerin yalnızca sözlü kalmaması, gerektiğinde geriye dönüp bakılabilecek resmi bir kayıt hâline gelmesi için veli toplantı tutanağı büyük önem taşır.

Veli toplantı tutanağı nedir?

Veli toplantı tutanağı; sınıf veya okul genelinde yapılan veli toplantısında:

• Toplantının nerede ve ne zaman yapıldığını,
• Hangi velilerin katıldığını,
• Hangi gündem maddelerinin görüşüldüğünü,
• Öğrencilerle ilgili alınan kararları

düzgün ve okunabilir şekilde kayıt altına alan yazılı belgedir. Kısacası, öğretmen ile veliler arasında toplantıda konuşulanların “resmi hafızasını” oluşturur.

Hangi durumlarda veli toplantısı tutanağı düzenlenir?

• Sene başı ve sene sonu sınıf veli toplantılarında
• Öğrencilerle ilgili önemli kararların görüşüldüğü olağanüstü veli toplantılarında
• Okulun tamamını ilgilendiren genel veli toplantılarında
• Rehberlik/psikolojik danışma biriminin toplu bilgilendirme yaptığı toplantılarda

tutanak düzenlenmesi hem okul idaresi hem öğretmen açısından güvence sağlar. Özellikle devamsızlık, başarı düşüklüğü, davranış problemleri gibi konularda “veli bilgilendirildi mi?” sorusuna yazılı bir cevap niteliği taşır.

Veli toplantı tutanağında bulunması gereken temel bilgiler

Sağlıklı bir sınıf veli toplantısı tutanağı için aşağıdaki başlıkların mutlaka yer alması önerilir:

• Toplantının adı (Sınıf Veli Toplantısı, Genel Veli Toplantısı vb.)
• Okulun adı, sınıf şubesi ve toplantı yeri
• Toplantı tarihi ve saati
• Sınıf öğretmeninin / toplantı başkanının adı soyadı
• Toplantıya katılan velilerin listesi (veli adı soyadı – ilgili öğrenci adı – imza)
• Toplantının gündem maddeleri
• Her gündem maddesi için yapılan bilgilendirme ve alınan kararlar
• Varsa okul idaresi veya rehberlik servisi temsilcilerinin bilgisi
• Toplantının kapanış saati ve imzalar

Aşağıda hem boş veli toplantı tutanak örneğini hem de tamamı doldurulmuş örnek bir tutanağı bulabilirsiniz. Dosyayı Word veya PDF olarak indirip okulunuzun ihtiyaçlarına göre uyarlayabilirsiniz.

---

Boş Veli Toplantı Tutanak Örneği

VELİ TOPLANTISI TUTANAĞI

Okulun Adı            : ..............................................................
Sınıf / Şube          : .................  (Örn: 5/A)
Toplantının Adı       : (   ) Sınıf Veli Toplantısı   (   ) Genel Veli Toplantısı
Toplantı Tarihi       : .... / .... / 20....
Toplantı Saati        : ........
Toplantı Yeri         : ..............................................................
                       (Örn: 5/A Sınıfı, Çok Amaçlı Salon vb.)

Toplantı Başkanı      : ..............................................................
(Sınıf / Branş Öğretmeni)

Hazır Bulunanlar:

No   Veli Adı Soyadı               İlgili Öğrenci         İmza
--   ---------------------------    -------------------    --------------
1    ............................   ....................   --------------
2    ............................   ....................   --------------
3    ............................   ....................   --------------
4    ............................   ....................   --------------
5    ............................   ....................   --------------
6    ............................   ....................   --------------
7    ............................   ....................   --------------
8    ............................   ....................   --------------
9    ............................   ....................   --------------
10   ............................   ....................   --------------

TOPLANTININ GÜNDEMİ:

1) ...................................................................................
2) ...................................................................................
3) ...................................................................................
4) ...................................................................................
5) ...................................................................................

GÖRÜŞMELER VE ALINAN KARARLAR:

1) Gündemin 1. maddesi hakkında yapılan bilgilendirme ve alınan karar:
   ...................................................................................
   ...................................................................................
   ...................................................................................

2) Gündemin 2. maddesi hakkında yapılan bilgilendirme ve alınan karar:
   ...................................................................................
   ...................................................................................
   ...................................................................................

3) Gündemin 3. maddesi hakkında yapılan bilgilendirme ve alınan karar:
   ...................................................................................
   ...................................................................................
   ...................................................................................

4) Gündemin 4. maddesi hakkında yapılan bilgilendirme ve alınan karar:
   ...................................................................................
   ...................................................................................
   ...................................................................................

5) Diğer görüş ve öneriler:
   ...................................................................................
   ...................................................................................
   ...................................................................................

Toplantı, gündemde görüşülecek başka madde kalmadığından .... / .... / 20....
tarihinde saat .......’de sona ermiştir.

İşbu veli toplantısı tutanağı, ............... sınıfında yapılan toplantıya ilişkin
olarak düzenlenmiş olup .... (...) sayfadan ibarettir. Okul idaresine sunulmak üzere
.... (...) nüsha hâlinde tanzim edilip imza altına alınmıştır.

Toplantı Başkanı / Sınıf Öğretmeni
Adı Soyadı : ..............................................................
İmza       : ..................................

Okul Müdürü / Müdür Yardımcısı (varsa)
Adı Soyadı : ..............................................................
Görevi     : ..............................................................
İmza       : ..................................

Katılan Veliler
No   Veli Adı Soyadı               İlgili Öğrenci         İmza
--   ---------------------------    -------------------    --------------
1    ............................   ....................   --------------
2    ............................   ....................   --------------
3    ............................   ....................   --------------
4    ............................   ....................   --------------
5    ............................   ....................   --------------
6    ............................   ....................   --------------
7    ............................   ....................   --------------
8    ............................   ....................   --------------
9    ............................   ....................   --------------
10   ............................   ....................   --------------

Doldurulmuş Veli Toplantı Tutanak Örneği

Aşağıda aynı şablonun örnek bir ortaokul sınıfı üzerinden doldurulmuş hâlini görebilirsiniz. Metni kendi okulunuza uyarlayarak kullanabilirsiniz.

VELİ TOPLANTISI TUTANAĞI

Okulun Adı            : Atatürk Ortaokulu
Sınıf / Şube          : 6/B
Toplantının Adı       : Sınıf Veli Toplantısı
Toplantı Tarihi       : 18 / 10 / 2025
Toplantı Saati        : 19:00
Toplantı Yeri         : 6/B Sınıfı

Toplantı Başkanı      : Sınıf Öğretmeni Zeynep KORKMAZ

Hazır Bulunanlar:

No   Veli Adı Soyadı               İlgili Öğrenci         İmza
--   ---------------------------    -------------------    --------------
1    Ahmet YILMAZ                  Ali YILMAZ             (imza)
2    Ayşe DEMİR                    Elif DEMİR             (imza)
3    Mehmet ARSLAN                Cem ARSLAN             (imza)
4    Fatma KAYA                    Duru KAYA              (imza)
5    Hasan KOÇ                     Efe KOÇ                (imza)
6    Sevgi ÖZTÜRK                  Zeynep ÖZTÜRK          (imza)
7    Selma ÇELİK                   Defne ÇELİK            (imza)

TOPLANTININ GÜNDEMİ:

1) Açılış, yoklama ve toplantı amacının açıklanması
2) 2024–2025 eğitim öğretim yılına ilişkin genel bilgilendirme
3) Öğrencilerin akademik başarı durumu ve derslere hazırlık
4) Devamsızlık, zamanında okula geliş ve disiplin konuları
5) Sınıf içi iletişim, telefon kullanımı ve sosyal medya
6) Veli–öğretmen iletişim kanallarının belirlenmesi
7) Dilek ve temenniler

GÖRÜŞMELER VE ALINAN KARARLAR:

1) Açılış, yoklama ve toplantı amacının açıklanması:
   Toplantı, sınıf öğretmeni Zeynep KORKMAZ’ın açılış konuşması ile başlamış,
   hazır bulunan veliler yoklama çizelgesine imza atmıştır. Toplantının amacının;
   öğrencilerin eğitim–öğretim süreci hakkında velileri bilgilendirmek ve okul–aile
   iş birliğini güçlendirmek olduğu ifade edilmiştir.

2) 2024–2025 eğitim öğretim yılına ilişkin genel bilgilendirme:
   Sınıf öğretmeni tarafından haftalık ders çizelgesi, sınav takvimi ve ölçme–
   değerlendirme esasları hakkında bilgi verilmiştir. Yazılı sınav sayıları, proje
   ve performans görevlerinin hangi derslerde verileceği açıklanmıştır. Velilerden,
   öğrencilerin ödev ve çalışma programını takip etmeleri rica edilmiştir.

3) Öğrencilerin akademik başarı durumu ve derslere hazırlık:
   Genel olarak sınıfın ders başarı ortalamasının geçen yıla göre arttığı,
   ancak özellikle Matematik ve Fen Bilimleri derslerinde bazı öğrencilerin
   konu tekrarına ihtiyaç duyduğu belirtilmiştir. Velilere, öğrencilerin her
   gün kısa da olsa tekrar yapmalarının önemli olduğu, sınavlardan hemen önce
   yoğun çalışmanın yeterli olmayacağı ifade edilmiştir. İhtiyaç duyan öğrenciler
   için etüt çalışması yapılabileceği, gün ve saatlerin daha sonra velilere
   duyurulacağı kararlaştırılmıştır.

4) Devamsızlık, zamanında okula geliş ve disiplin konuları:
   Bazı öğrencilerin ilk ders saatine yetişmekte zorlandığı, geç kalma durumlarının
   tekrar etmesi hâlinde devamsızlık ve disiplin açısından sorun yaşanabileceği
   belirtilmiştir. Velilerden, çocukların uyku düzeni ve sabah hazırlıkları konusunda
   daha dikkatli olmaları istenmiştir. Sınıfta gereksiz konuşma, arkadaşlarla alay etme
   ve sınıf kurallarına uymama durumlarında öncelikle sözlü uyarı yapılacağı, devamı
   hâlinde ise veliyle birebir görüşüleceği ifade edilmiştir.

5) Sınıf içi iletişim, telefon kullanımı ve sosyal medya:
   Okulun cep telefonu kullanımına ilişkin kuralları hatırlatılmış, öğrencilerin
   ders sırasında telefon bulundurmalarının ve sosyal medya kullanımının dikkat
   dağınıklığına yol açtığına değinilmiştir. Velilerden, çocukların özellikle
   gece saatlerinde telefon ve bilgisayar kullanımını sınırlandırmaları, uyku
   saatine dikkat etmeleri istenmiştir. Sınıf WhatsApp gruplarının yalnızca
   bilgilendirme amacıyla kullanılması, öğrenciler hakkında olumsuz ifadelerin
   doğrudan grupta paylaşılmaması konusunda mutabakata varılmıştır.

6) Veli–öğretmen iletişim kanallarının belirlenmesi:
   Velilerin, ihtiyaç duyduklarında okul telefonu, e-posta veya okulun resmi
   iletişim kanalları üzerinden randevu alarak öğretmenle görüşebilecekleri belirtilmiştir.
   Acil bir durum olmadıkça ders saatleri içerisinde telefonla arama yapılmaması,
   görüşmelerin teneffüs veya belirlenen veli görüşme saatlerinde gerçekleştirilmesi
   kararlaştırılmıştır.

7) Dilek ve temenniler:
   Veliler; sınıfta yapılan etkinliklerden memnun olduklarını, öğrencilerin kitap
   okuma alışkanlığının artırılması için sınıf kitaplığı uygulamasının devam etmesini
   arzu ettiklerini ifade etmişlerdir. Sene içinde en az bir kez sosyal içerikli
   (müze gezisi, tiyatro vb.) etkinlik yapılması konusunda görüş birliğine varılmıştır.
   Gündemde görüşülecek başka madde kalmadığından, toplantı saat 20:30’da sona ermiştir.

İşbu veli toplantısı tutanağı, Atatürk Ortaokulu 6/B sınıfında 18 / 10 / 2025
tarihinde yapılan sınıf veli toplantısına ilişkin olarak düzenlenmiş olup,
iki (2) sayfadan ibarettir. Okul idaresine sunulmak üzere üç (3) nüsha hâlinde
tanzim edilip imza altına alınmıştır.

Toplantı Başkanı / Sınıf Öğretmeni
Adı Soyadı : Zeynep KORKMAZ
İmza       : (imza)

Okul Müdür Yardımcısı
Adı Soyadı : Murat AYDIN
İmza       : (imza)

Katılan Veliler
No   Veli Adı Soyadı               İlgili Öğrenci         İmza
--   ---------------------------    -------------------    --------------
1    Ahmet YILMAZ                  Ali YILMAZ             (imza)
2    Ayşe DEMİR                    Elif DEMİR             (imza)
3    Mehmet ARSLAN                Cem ARSLAN             (imza)
4    Fatma KAYA                    Duru KAYA              (imza)
5    Hasan KOÇ                     Efe KOÇ                (imza)
6    Sevgi ÖZTÜRK                  Zeynep ÖZTÜRK          (imza)
7    Selma ÇELİK                   Defne ÇELİK            (imza)