İçtimalarda Tespit Edilen Mevcut Eksikliği İçin Tutanak Nasıl Hazırlanır?

Askeri birliklerin sevk ve idaresinde “personel mevcudu” en kutsal veridir. Her sabah, akşam ve ihtiyaç duyulan her an da yapılan içtimalar, birliğin tam ve eksiksiz olduğunu teyit etmek içindir. İçtima esnasında bir personelin yerinde olmaması, basit bir geç kalmadan “firar” şüphesine kadar uzanan ciddi bir disiplin sürecini başlatır. “Mevcut Eksikliği ve Olay Tespit Tutanağı“, personelin yokluğunun resmîleştiği ve arama faaliyetlerinin yasal dayanağını oluşturan belgedir.

İçtima ve Sayımlarda Tespit Edilen Mevcut Eksikliği İçin Tutanak Nasıl Hazırlanır?

Askeri birliklerde her türlü olasılık mevcut disiplin şartlarının ve askeri sorumlulukların başlıca gereklerinden biridir. Bu nedenle gün içerisinde çeşitli zamanlarda içtima alınarak, mevcut personelin tam sayı olarak varlığı, sayımda bulunmayan personelin ise herhangi bir görevde olup olmadığı daha net olarak tespit edilir. Ancak bu sayımlarda herhangi bir yerde görevli olmamasına karşın içtima alanında olmayan personeller için mevcut eksiliği ve olay yeri tespit tutanağı tutulur. Bu tutanakta ise aşağıdaki bilgilere yer verilmelidir.

İçtima Türü ve Eksikliğin Fark Edildiği An

Tutanak de öncelikle içtimanın türü (sabah yoklaması, akşam içtiması, eğitim başlangıcı vb.) ve tam saati belirtilmelidir. “Personel yok” gibi kısa bir not yerine; “26.02.2026 tarihinde saat 18:00’de icra edilen akşam yoklaması esnasında, Piyade Er X’in içtima alanında bulunmadığı saptanmıştır” şeklinde net bir giriş yapılmalıdır. Personelin en son nerede ve ne zaman görüldüğü bilgisi de buraya eklenmelidir.

İlk Arama ve Kontrol Faaliyetleri

Personelin yokluğu fark edildiği an da yapılan ilk müdahaleler tutanağa işlenmelidir. Koğuşlar, kantin, revir, kütüphane ve tuvaletler gibi personelin bulunabileceği tüm noktaların kontrol edildiği belirtilmelidir. “Personelin ismi merkezi anons sistemiyle 3 kez duyurulmuş, ancak herhangi bir geri dönüş alınamamıştır. Akabinde koğuşlar bölgesi ve birliğin tüm sosyal tesisleri Nöbetçi Çavuş eşliğinde aranmıştır” notu, ihmal edilmeyen adımları belgeler.

Personelin Şahsi Eşyalarının ve Silahının Durumu

Eksik olan personelin dolabı, yatağı ve varsa zimmetli silahının durumu incelenmelidir. Personelin sivil kıyafetlerinin veya çantasının yerinde olup olmadığı, firar şüphesini netleştiren en önemli veridir. Tutanak de; “Personelin şahsi dolabında yapılan inceleme de sivil elbiselerinin yerinde olmadığı, ancak zimmetli piyade tüfeğinin silahlıkta emniyetli şekilde muhafaza edildiği saptanmıştır” tespiti yer almalıdır.

Arkadaşlarının ve Yakın Personelin Beyanları

Yok olan personelin en yakın arkadaşları veya aynı koğuşta kalan personelin ifadeleri tutanağa eklenmelidir. Personelin son zamanlardaki psikolojik durumu, ailevi sorunları veya kaçma planına dair bir söyleminin olup olmadığı not edilmelidir. “Koğuş arkadaşı Er Y’nin beyanına göre, personelin son birkaç gündür moralsiz olduğu ve memleketine gitmek istediğini dile getirdiği öğrenilmiştir” ifadesi, soruşturmanın yönünü belirler.

Nizamiyeden Çıkış Kayıtlarının İncelenmesi

Birliğin giriş-çıkış kontrol noktası olan nizamiyedeki kayıtlar ve kamera görüntüleri kontrol edilmelidir. Personelin izinli, görevli veya sevkli olarak çıkış yapıp yapmadığı teyit edilmelidir. “Nizamiye çıkış defteri incelenmiş, personelin resmî bir izin veya görev belgesiyle kışla dışına çıkmadığı, nizamiyeyi gören kamera kayıtlarında ise saat 17:30 sularında duvar hattına doğru hareketlendiği görülmüştür” notu, olayın niteliğini “firar teşebbüsü” olarak güçlendirir.

Firar Tahkikatının Başlatılması ve Üst Makamlara Bildirim

İçtima bitiminden sonra makul bir süre geçmesine rağmen personelin bulunamaması durumunda, olay “mevcut eksikliğinden “firar” aşamasına geçer. Tutanak; Nöbetçi Amiri, Yoklama Subayı ve şahitler tarafından imzalanır. Belge ivedilikle Birlik Komutanına sunulur ve Garnizon Komutanlığı ile Askeri Savcılığa “Personel Zayiat Bildirimi” yapılır. Titizlikle tutulan bu kayıtlar, ordunun personel kontrol sisteminin ne kadar sıkı işlediğini gösterir ve her bir askerin nerede olduğunun hesabının devlet tarafından takip edildiğini kanıtlar.

Aşağıdaki yazılarımıza da göz atabilirsiniz;

Tutanak tutarken yaygın yapılan hatalar ve çözümleri

Tutanak nedir ve hukuki geçerliliği nasıl sağlanır?

Sınıf düzenini bozan öğrenciler için tutanak

Üniversitede tutanak yersek ne olur?

Ortaokulda tutanak yersek ne olur?

Lisede tutanak yersek ne olur?

Alacak verecek için borç tutanağı

İş yerinde haksız yere tutanak tutulması

Dilekçe ve tutanak arasındaki farklar